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Todos solemos utilizar Word, Excel, Powerpoint y Outlook en el trabajo. Pero, ¿conoces Microsoft Project? Es conocido como MS Project y es el software de administración de proyectos de Microsoft. Aunque forma parte de Office, no se incluye en su paquete de programas y por ello muchos autónomos no lo conocen.
Precisamente, se trata de un administrador de proyectos mucho más completo que una hoja de Excel. Vamos a explicar los beneficios de contar con Microsoft Project para tu empresa. ¿Comenzamos?
MS Project: cómo funciona
Desde Caltico, nos explican que MS Project es un gestor que tiene un gran éxito debido a que integra los diferentes programas del paquete de Office, como Excel o Word, en una misma plataforma.
De esta forma, puedes acceder a toda la información relacionada con el proyecto, desde informes en Word a presentaciones elaboradas en Powerpoint o los calendarios que tengas en Excel. Importar y exportar archivos a MS Project se realiza de forma sencilla, a la vez que se comparte información con otros usuarios, que no hace falta que lo utilicen. Por ejemplo, socios o clientes.
Interfaz y uso
Al tratarse de una herramienta de Microsoft, su interfaz es intuitiva y fácil de utilizar, por lo que rápidamente te podrás acostumbrar a ella. De hecho, su aspecto es similar al de otros programas como Excel, Access, Word o Powerpoint. Por este motivo, seguro que te adaptas fácil a su uso.
Si unimos la integración total y la facilidad de uso, nos encontramos con que MS Project permite ahorrar tiempo en la gestión de los diferentes proyectos. En definitiva, tendrás toda la información reunida en un mismo lugar. De esta forma, evitarás perder el tiempo buscando documentos o información y, al mismo tiempo, eliminarás los errores que suelen obligar a repetir algunas operaciones y retrasan el desarrollo de los productos.
Organización de tareas
Por otro lado, con MS Project, puedes optimizar la gestión global de los proyectos. En múltiples ocasiones, se superpone el trabajo y hay tareas que se acaban duplicando o se quedan sin hacer.
Para que esto no ocurra, la herramienta cuenta con un sistema de etiquetado que permite dividir el trabajo y asignarla a cada persona. Por tanto, se fomenta la correcta gestión del tiempo de trabajo y se produce un aumento de la productividad.
Gestión visual de las tareas y proyectos
Otro aspecto a tener en cuenta es que se mejora la gestión visual de los proyectos. Ver las tareas, los avances, los logros y las fechas a simple vista, ayuda a detectar problemas y saber si se cumplen los plazos. Por tanto, permite que la empresa se anticipe y cumpla con la entrega.
La velocidad en la toma de decisiones es otro de los objetivos de MS Project, un software pensado para los entornos laborales más exigentes.
Mejorar los procesos internos de la empresa
A su vez, se debe destacar el uso de MS Project es una forma más de mejorar los procesos internos de la empresa. Como hemos comentado, permite una operación sencilla, rápida y eficiente en todo lo relacionado con la gestión del proyecto. A medida que se empieza a usar, te darás cuenta cómo mejoran los flujos de trabajo automatizados, reduciendo costes y plazos a la vez que se mejora la calidad de los proyectos.
MS Project es una herramienta muy útil para gestionar los proyectos de la empresa de manera eficiente y resolutiva.