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Hoy en día, realizamos la gran mayoría de nuestras gestiones de forma electrónica. Un aspecto que cada vez más empresas y pymes incorporan en su forma de trabajar. La posibilidad de firmar contratos de trabajo online, así como otros documentos importantes, supone una gran ventaja para las compañías.
De este modo, pueden obtener muchos beneficios, entre los que se encuentra una mayor rapidez, una reducción de los costes y un aumento de la productividad a la hora de desarrollar las tareas. Pero concretamente, ¿en qué consiste la firma electrónica y qué puede aportar a una empresa?
La firma electrónica
Se conoce como firma electrónica al conjunto de datos electrónicos que acompañan a un documento electrónico. Entre sus funciones básicas encontramos:
- Identificar, de forma inequívoca, a la persona que realiza la firma.
- Asegurar la integridad del documento que se firma.
- Garantizar que el documento no ha sufrido alteración o manipulación en comparación con el original.
Para emplear la firma electrónica, las empresas pueden usar herramientas digitales que proporcionan este servicio. De esta forma, al utilizar una aplicación para firmar digitalmente documentos, la gestión de las tareas se volverá más rápida, cómoda y eficaz.
Ventajas de tener una firma electrónica
En la actualidad, la firma electrónica es una herramienta que nos ayuda a agilizar las gestiones que realizamos, ya sea con nuestro negocio o a nivel personal. Estas son las ventajas que ofrece poseer una firma electrónica:
- Seguridad e integridad de los documentos: el contenido del documento electrónico no puede ser alterado. Con ello, queda garantizada la autenticación de este, a la vez que la identidad de la persona firmante.
- Confidencialidad: solo personas autorizadas podrán ver el contenido del mensaje.
- Reducción del uso de papel: la llegada de la tecnología a nuestras vidas ha supuesto que entendamos el uso del papel como algo prescindible. Por un lado, estaremos contribuyendo a la conservación del medioambiente. Por otro, disminuiremos el almacenamiento de documentos físicos.
- Disminución del tiempo: se evitará la pérdida de tiempo realizando trámites con la administración pública. A su vez, no perderemos el tiempo en desplazamientos, en colas y en citas para firmar documentos o contratos, ya que podremos hacerlo electrónicamente.
- Aumento de la productividad: la disminución de tiempo conlleva que la productividad se vea incrementada.
Tipos de firmas electrónicas
Como hemos visto, tener una firma electrónica trae consigo una serie de ventajas que pueden ser de gran ayuda para nuestro negocio. No obstante, existen diferentes tipos de firmas, según define el Reglamento de la Unión Europea:
Simple
Es la forma más rápida y vulnerable. Se trata de un conjunto de datos en formato digital que sirven de identificación para la persona firmante. En estos casos, se utiliza como medio el correo electrónico. No obstante, no existe una evidencia de quién es realmente el firmante y esto conlleva que tenga una baja seguridad.
Avanzada
Su nivel de seguridad es mayor al de la firma simple. Por tanto, sirve como medio de identificación del firmante y al mismo tiempo garantiza la integridad y la verificación del documento firmado, impidiendo su modificación tras el momento de la firma.
Cualificada
Este tipo de firma, también denominada firma reconocida, es la que proporciona un nivel de seguridad alto. Para utilizarla, es necesario disponer de un certificado digital o DNI electrónico y un dispositivo seguro de creación de firma cualificado.
El certificado contiene las claves criptográficas que son necesarias para firmar, identificando a su poseedor de manera inequívoca. De la misma forma, el DNI electrónico (DNIe) contiene datos personales, fotografía, firma digitalizada y huella dactilar, lo que asegura por igual la identidad del firmante.
La firma electrónica cualificada suele limitarse a trámites que se realizan con las administraciones públicas. Por ejemplo, en el caso de Hacienda o la Seguridad Social. Su elevada complejidad no la hace recomendable para empresas o personas que deban solicitar firmas a distancia de forma frecuente.
La mejor opción para las empresas y los usuarios
Las primeras dos firmas, la simple y en mayor medida la avanzada, son las opciones más recomendadas para que lo utilicen las empresas, los autónomos y también los usuarios. Como hemos mencionado, existen aplicaciones y herramientas digitales que facilitan la firma de los documentos y contratos. Para realizar la firma avanzada, tan solo es necesario contar con un dispositivo móvil – smartphone o tablet – o un ordenador de sobremesa y utilizar el dedo o el ratón para realizar la firma.
Al igual que otros avances tecnológicos, la firma electrónica ha llegado para ponernos más fácil ciertos trámites burocráticos, tanto a nosotros como a nuestro negocio.