Aceptamos el reto: confrontar un programa de contabilidad contra el gran gigante de todos los programas informáticos: Excel.
¿El más grande? Sí, el más grande: Excel es, sin duda, el más poderoso e importante programa para las empresas. Y de todos los tiempos, los de antes y los de ahora y los que están por venir.
Su versatilidad es tal, que, como dice el refranero popular, sirve tanto para un roto como para un descosido. Excel es a veces como el famoso chicle de McGyver, la popular serie de los ochenta: en los peores aprietos, a la pregunta “¿Qué hacemos?”, siempre nos tranquilizará: “Tranquilo, tengo una hoja de Excel”.
Excel y la dificultad de llevar tu contabilidad
Excel, no obstante, puede ser un arma de doble filo. Y no por su polivalencia, que es un plus que nadie le niega, sino por su aparente facilidad.
¿Por qué aparente facilidad? Pues bien, prueba tú mismo abrir una hoja de Excel y empezar a introducir cifras y letras. ¿No es fácil?
Y ahora continúa. Intenta crear una plantilla de factura (o utilizar la que viene por defecto en las últimas versiones) y ordenar tu contabilidad: ingresos y gastos, sustancialmente, pero no sólo eso. Verás que Excel ya no es tan fácil. Y es que como recuerda un reconocido profesor de la Universidad de Connecticut, James Kwak, en su blog TheBaselineScenario:
“El gran problema de Excel es que cualquier puede crear una hoja de cálculo (pero mal). Ya que es tan fácil de usar, la creación de hojas de cálculo importantes no se limita a gente que entiende de programación y trabaja bien documentada y metódicamente”.
Kwak pone un ejemplo de un acontecimiento que dio la vuelta al mundo y que no deja de repetirse: el banco JPMorgan perdió miles de millones por un error de copia y pega en una hoja de Excel.
Así que cuidado.
La contabilidad, mejor con un programa de contabilidad en la nube
Sí, exactamente: la contabilidad se lleva mejor con un programa de contabilidad en la nube.
Suena a verdad de Perogrullo; a pleonasmo, esa figura retórica en la que a un término se le añade palabras redundantes, que ya están incluidas en el significado del primer término (“Entra dentro”, “sal para afuera”, “sube arriba” y la preferida: “Ven aquí”).
Pero por muy obvio que suene, querido autónomo, puedes hacer el favor de respondernos a la siguiente pregunta: ¿Por qué te empeñas en llevar tu contabilidad con Excel?
Son ganas de complicarse. A continuación te ofrecemos los motivos por los que deberías usar un programa de contabilidad (y, a poder ser, el nuestro) y ya de paso deshacemos algunos mitos que todavía perviven sobre Excel y la contabilidad:
- Excel es más barato. Primer mito. Es falso. Si medimos el precio también en tiempo, te aseguramos que Excel no es más barato que un programa de contabilidad. El tiempo que te vas a tirar con Excel, peleándote con sus celdas y sus famosos mensajes de error (“#¡VALOR! “, “#¡DIV/0!”, etc.) te va a sobrar con un programa de contabilidad.
- Con un programa de contabilidad el margen de error es reducido. Y en comparación: el margen de error con Excel es superlativo. Te lo recordamos: para el segundo necesitas pericia. Para el primero, una conexión a internet.
- El programa de contabilidad es online y está en la nube. Aquí entroncamos con el punto anterior. Estar en la nube no significa estar en la parra, como algunos autónomos que todavía se empeñan en usar Excel. Significa que puedes acceder desde cualquier dispositivo, que tu información queda almacenada en un servidor, que no necesitas actualizaciones.
- Automatización contable y actualización legislativa. La contabilidad es un proceso complejo para dejarlo a la buena de Excel. Además, requiere estar al día de la legislación fiscal y contable. Pues bien, eso es algo que te ahorras con un programa de contabilidad en la nube.
- Puesta en marcha inmediata. Un programa de contabilidad en la nube implica no tener que descargarte programas. Solamente necesitas una cuenta de e-mail y una contraseña para empezar a rodar.
¿Qué te parecen estar cinco razones? Hemos querido ser breves, pero claros y directos en nuestro propósito: no se trata de dejar mal al gran Prometeo de los programas informáticos (Excel), sino en ponerlo en su sitio y, sobre todo, de ponernos a nosotros en nuestro sitio.
Seamos modestos y osados a la vez: mejor un programa de contabilidad en la nube para llevar las cuentas.
