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Los autónomos no atraviesan una situación fácil. Por esa razón, cada gasto e inversión son meticulosamente estudiados por los negocios, ya que ello puede ayudar a disminuir los costes o evitar pagar de más en impuestos.
Los gastos de gasolina son uno de los muchos gastos que puedes desgravarte si eres autónomo, pero no el único. Desde Declarando, han elaborado una guía con todos los gastos deducibles como autónomo que te ayudarán a ahorrar una buena cantidad de dinero cada año. En este artículo, nos centramos en uno de ellos: el combustible.
Cómo deducir el gasto de gasolina si eres autónomo
No todos los autónomos pueden desgravarse los gastos relacionados con el transporte. Imagina que una persona está dada de alta como escritor y, sin embargo, se desgrava la gasolina. En este caso, la deducción no será aceptada por Hacienda por el tipo de actividad laboral que realiza la persona o empresa.
Desde un punto de vista legal, existen una serie de requisitos que se deben cumplir si quieres incluir la gasolina como gasto de empresa:
El vehículo está relacionado con la actividad económica
El vehículo debe ser utilizado para la actividad laboral que se realiza. En este sentido, se debe tener cuidado si el vehículo sirve tanto para tu trabajo como para tu vida privada, ya que Hacienda puede rechazar la deducción.
Los gastos deben estar registrados en la contabilidad de la empresa
A ojos de Hacienda, no solo es preciso que dispongas de facturas y recibos, sino que debes dejar constancia en el libro de contabilidad de la empresa. De ese modo, se exige un registro formal sobre el consumo de carburantes.
Los gastos y deducciones deben estar justificados mediante facturas y recibos
El autónomo debe conservar las facturas y recibos relacionados con la gasolina. En muchos casos, para evitar problemas, los profesionales solo incluyen aquellas facturas que entrarían dentro de su jornada laboral, aunque en algunos casos no es posible. Si tienes cualquier duda, nuestro consejo es que consultes con un profesional.
Se debe demostrar que el uso de tu vehículo es solamente profesional
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan la mayoría de los autónomos está relacionado con el uso exclusivo para fines laborales. Como hemos comentado, si este es tu caso, debes prestar especial atención a la siguiente información.
Lo más importante es que demuestres a Hacienda que el uso de tu vehículo se ha destinado a fines laborales y a la actividad laboral. Para ello, debe presentarse una serie de documentos. La naturaleza de estos variará dependiendo de la empresa y de la actividad en sí, pero algunos documentos que pueden servirte son los siguientes:
- Registro de kilómetros. Estos dejarán constancia de la distancia que te separa de los clientes y que, por lo tanto, debes recorrer.
- Listado de clientes o empresas para las que trabajas: En este listado, deberás detallar su ubicación y servicios.
- Mensajes, cartas o correos que demuestren que la desgravación que solicitas está justificada.
- Acumulación de facturas.
- Presupuestos presentados a clientes.
- Agendas de visitas.
- Cualquier documento, imagen o prueba que permita a Hacienda verificar tu solicitud. Por ejemplo, mensajes de Whatsapp, transferencias bancarias o tickets de parkings.
Deducción del IVA de la gasolina si eres autónomo
Si cumples los requisitos que hemos enumerado y quieres desgravarte el IVA, la legislación actual ofrece dos posibilidades:
- Deducción del 50% del IVA. Es el caso más habitual. En este supuesto, debes acreditar que el vehículo que utilizas se destina a la actividad laboral. Para ello, debes presentar ante Hacienda los documentos o pruebas que hemos comentado: facturas, presupuesto, kilometraje, etc.
- Deducción del 100% del IVA. En el caso de la deducción total, se precisa el cumplimiento de una serie de requisitos excepcionales orientados a las siguientes actividades: Vehículos mixtos para transportar mercancías, vehículos destinados a la prestación del servicio de transporte, vehículos especializados para enseñanzas relacionadas con la conducción o pilotaje, vehículos utilizados para desplazamientos profesionales, vigilancia o pruebas por parte de los fabricantes.
Deducción del IRPF de la gasolina si eres autónomo
Aunque la deducción del IRPF por gasolina o diésel es menos conocida, también es posible intentar desgravarse este gasto. No obstante, las personas o empresas que pueden deducirse el IRPF deben dedicar su actividad empresarial a: transporte de viajeros o mercancías, enseñanza a conductores y agentes comerciales colegiados.
Por lo tanto, si tu actividad económica no entra dentro de estas profesiones, no puedes desgravarte el IRPF, aunque utilices el vehículo a diario para trasladarte y llegar a tus clientes.
Además, otras opciones no directamente relacionadas con la gasolina y que pueden ayudarte a ahorrar como autónomo son el renting o leasing de vehículos. Se trata de una práctica cada vez más conocida en nuestro país y que ofrece una gran rentabilidad.