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Vivimos unos tiempos en los que la seguridad informática es algo fundamental en nuestro día a día y más en un negocio. En este sentido, una cuestión que resulta especialmente importante es impedir el acceso a información y datos sensibles de la compañía. Y es que, si un documento PDF cae en manos inadecuadas, ello pueden generar grandes consecuencias para la empresa.
Por este motivo, es fundamental tomar una serie de medidas para impedir estos accesos. Entre ellas, la más adecuada es proteger con contraseña los archivos PDF. La buena noticia es que este procedimiento es muy sencillo y apenas te llevará un par de minutos tener tu archivo protegido frente a miradas indiscretas.
¿Quieres saber cómo hacerlo? Aprende a hacerlo aquí y sírvete de nuestro artículo como guía para conseguirlo. ¡Empezamos!
Cómo proteger un archivo PDF con contraseña
Para proteger tus archivos, tienes varias opciones disponibles:
Uso de Adobe Acrobat
Si has diseñado tú mismo el archivo y te has encargado de la edición, entonces dispondrás de la herramienta Adobe Acrobat. En ella, es posible indicar una contraseña que proteja el contenido del documento. De este modo, quedará incrustada en el archivo para incrementar su seguridad y que nadie pueda acceder, a menos que sepa la contraseña.
Para proceder, basta con abrir el archivo de Acrobat que desees proteger y, en el menú de herramientas, escoger la opción Proteger. En el cuadro correspondiente, seleccionaremos si deseamos restringir la edición del documento y cifrar el archivo con una contraseña o implementar el uso de un certificado específico.
Esta segunda medida es adecuada para los archivos que requieran de una seguridad extrema y para aquellos destinatarios que, efectivamente, usen certificados que les permitan identificarse conforme a los requisitos del archivo.
Finalmente, indicaremos la contraseña que desearemos utilizar para el archivo o bien los requisitos del certificado de identificación, en función del método elegido. Aceptaremos los cambios realizados y guardaremos el archivo para que quede directamente protegido.
Herramientas online
La segunda alternativa de la que disponemos para proteger nuestros archivos PDF, en caso de que no tengamos Adobe Acrobat en nuestro ordenador, es recurrir a las herramientas online que tenemos a nuestra disposición para proteger el archivo con contraseña.
El procedimiento es muy sencillo, tan solo habrá que subir a la página correspondiente el documento PDF que queramos proteger. Después, habrá que escribir y confirmar la contraseña con la que queremos proteger el documento y, finalmente, confirmar los cambios para que se guarden en el mismo.
A continuación, no tendremos más que descargar el documento ya protegido con contraseña y así podremos enviarlo a quien sea necesario. Como es lógico, es fundamental no olvidarse de la contraseña porque, si lo hacemos, no tendremos posibilidades de acceder al documento.
¿Cuáles son sus ventajas y desventajas?
Esta solución tiene la ventaja de ser extremadamente rápida, puesto que no necesitamos ningún programa específico en nuestro ordenador. Sin embargo, tiene el inconveniente de que, para proceder a la protección por contraseña de nuestro documento, es necesario que lo subamos a una plataforma externa.
Es cierto que la misma nos ofrece todas las medidas de seguridad para que no tengamos que preocuparnos y el documento no caiga en malas manos. Pero, para quienes tengan mayores preocupaciones al respecto, no es la opción más adecuada.
¿Cómo elegir una contraseña adecuada?
En ambos casos, si elegimos la opción de protección por contraseña, es fundamental que esta sea segura. Lo ideal es combinar cifras, letras y símbolos especiales en su escritura. También debería incluir letras mayúsculas y minúsculas, a fin de hacer más complicada la posible desactivación de la misma.
En el caso de Adobe Acrobat, este incluye una función que nos indica si la contraseña elegida es segura o no, lo que también es interesante para valorar qué contraseña utilizar. Sobra decir que esta no debería ser fácil de adivinar, así que usar el nombre de tu empresa, tu propio nombre y otros elementos fácilmente identificables no es recomendable.
Por qué es importante usar contraseña para el PDF
Cuando se trata de proteger archivos PDF, la solución más eficiente es establecer la contraseña sobre el propio documento. Algunas personas consideran que enviar ese archivo en un ZIP o en otro formato de archivo comprimido y proteger este con contraseña puede ser suficiente.
Sin embargo, esta idea es errónea. Pensemos que los archivos comprimidos muchas veces son fáciles de desencriptar, por lo que una persona que disponga de las herramientas adecuadas podría romper esa protección por contraseña del archivo comprimido. Ello acabaría causando problemas al acceder a un contenido para el que no está autorizado.
Pero, esto no ocurre con los documentos en PDF por la estructura que tienen. Aunque es cierto que la contraseña se almacena dentro del propio documento, gracias a los sistemas de cifrado que este tipo de archivos utilizan para almacenar la información, resulta mucho más complicado acceder a la contraseña y eliminar la protección.
Se trata de un aspecto que es aún más complicado en el caso de que hayamos elegido la opción de identificación por certificado, una de las funciones disponibles de Adobe Acrobat.