Ningún autónomo nace aprendido. Y entre las cosas que ha de aprender, está la de saber a facturar. Unos conocimientos elementales resultan imprescindibles.
¿Sólo cinco nociones? ¿Tan sencillo? Sí, con cinco basta. Al menos, las más elementales. Como autónomo, tu facturación se puede gestionar a un nivel más elemental y sencillo, no sólo por razones comerciales, sino también por razones legales: la legislación mercantil y fiscal es menos exigente con el autónomo y no le obliga a la presentación de ciertos registros contables tal y como hace con las pymes.
Pero ojo: eso no quiere decir que debas descuidar este aspecto tan importante de tu gestión. Si quieres, claro, que las cuentas te cuadren.
Y aunque hayas dejado los aspectos más plomizos de la facturación a un socio o subalterno o manejes el más sofisticado e intuitivo programa de facturación, recuerda que eres tú el dueño de tu negocio, y que para salir airoso de la aventura de emprender unas nociones básicas de facturación resultan imprescindibles.
A continuación te las enunciamos:
- La numeración de las facturas. Ésta ha de ser correlativa y no contener saltos. No importa por qué número empieces ni si quieres ponerle signos alfabéticos o símbolos de cualquier tipo. Si empiezas por el 1 has de seguir por el 2, 3, 4 y así. Lo mismo si empiezas por el 160001 (160002, 160003, etc.).
- El contenido de las facturas. Hay unos contenidos básicos de cualquier modelo de factura que señala la Agencia Tributaria como obligatorios: nombre, apellidos o razón social, NIF o CIF, domicilio, tanto tuyos como de tu cliente; fecha de emisión; los impuestos a aplicar (IVA y/o IRPF); desglose de los productos o servicios que se venden; etc.
- Una factura no es una factura proforma y tampoco es reemplazable por un presupuesto. La factura es el único documento mercantil con validez contable y fiscal. Una factura proforma o un presupuesto son también documentos mercantiles, pero cumplen funciones diferentes y no tienen el mismo alcance legal. En otras palabras, los puedes usar, pero si has de formalizar una transacción comercial, lo has de hacer con una factura.
- Si te equivocas con una factura, has de abonarla. Y cuidado, porque una factura no puede eliminarse. Si has olvidado incluir un dato, te has equivocado en otro o tu cliente te la devuelve porque no te la va a pagar, esa factura tienes que abonarla, ya sea mediante una nota de crédito o una factura rectificativa.
- Lleva el registro de tus ingresos y gastos. Si bien es cierto que un autónomo no ha de llevar un registro de sus cuentas tan exhaustivo como una pyme (la legislación le exime de tal engorro), eso no quiere decir que deba descuidar ese aspecto. Es obligatorio que lleves tu registro de facturas emitidas y facturas recibidas o gastos. Ese registro es imprescindible, por ejemplo, para cumplimentar tus declaraciones trimestrales de IVA e IRPF, entre otras.
Aclaradas y aprendidas estas cinco nociones básicas, ya puedes correr a hacerte con un programa de facturación en la nube. Entre otras cosas, porque aun siendo consciente de estos cinco puntos básicos, no hay nada como un programa sencillo e intuitivo para ahorrarte tiempo y esfuerzos que puedes dedicar a la parte más productiva de tu negocio.