Desgravarse las dietas es una práctica habitual entre los autónomos, pero si estás en contacto con otros profesionales del colectivo quizá te haya sorprendido que Hacienda está pidiendo una mayor justificación. Esto puede resultar fuente de preocupación, pues miles de justificaciones de dietas de autónomos han sido rechazadas por Hacienda. Vamos a descubrir qué dice la ley al respecto y las claves para poder justificar estas dietas si nos llega la inspección.
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Dietas de autónomos: qué dice la Ley
Conviene señalar que la deducción de dietas no se contemplaba hasta que apareció la Ley de Medidas Urgentes del Trabajo Autónomo en 2017. Y la normativa es muy clara: una dieta deducible en caso de ser un gasto relacionado con nuestra la actividad económica, realizado en un establecimiento de hostelería.
Además, debe estar abonado por un medio electrónico respetando los límites de gasto de 26,67€ diarios (48,08 si es en el extranjero).
La única excepción se produce cuando se pernocta fuera del domicilio habitual, cuando estas cifras se pueden doblar. En condiciones normales, Hacienda nos solicitará la factura y alguna prueba adicional con la que puedas demostrar que la dieta es un gasto relacionado con la actividad económica, explicar por qué se come fuera de casa.
Parecen dos requisitos simples, pero muchos autónomos no pueden cumplir con ambos lo que directamente les imposibilita desgravarse la dieta.
Claves para justificar las dietas ante Hacienda
Pasan los años y seguimos teniendo dudas sobre qué hacer si Hacienda nos solicita justificar estos gastos en dietas, o estos gastos deducibles o cómo estar preparados si nos lo solicitan. A continuación te presentamos 5 consejos para superar el filtro de Hacienda y justificar nuestras dietas:
- Pagar siempre con medios electrónicos: es uno de los requisitos para poder deducirnos las dietas, así que pagaremos con tarjeta -se puede rastrear y verificar el gasto- y no en efectivo, con cheques, etc.
- Pedir factura nominativa: no basta con una factura simplificada o el resguardo de haber pagado con tarjeta. Necesitamos una factura con todos nuestros datos identificativos, y si es posible también incluirá hora, lugar, datos de la empresa o el modo de pago. Aunque sea algo tan simple como los gastos hormiga como un café y una magdalena a media mañana, hay que solicitar la factura.
- Conservar cuatro años las factura: no basta con pedir factura, tenemos que guardarla al menos cuatro años. Digitalizarlas siempre es preferible a conservarlas físicamente, pues se pueden perder o incluso perder legibilidad por la degradación del papel térmico. Por suerte, cada vez son más los establecimientos que nos la envían por correo electrónico, ya digitalizada.
- El CIF del establecimiento: puede ser un factor decisivo, pues debe ser un CIF de hostelería. Hay bares o restaurantes con CIF de otra actividad diferente, lo que nos impedirá deducirnos la consumición.
- Agenda de trabajo: no todo el mundo tiene una agenda de trabajo, pero es un documento básico a la hora de justificar ante la inspección qué hicimos un día determinado, por qué comimos fuera. Te permite saber a qué cliente visitaste, dónde trabajaste, etc. A falta de agenda, podemos recurrir a los correos electrónicos con los clientes o incluso a conversaciones de WhatsApp con los mismos.
Finalmente, conviene destacar que los gastos deben ser lógicos. Por ejemplo, si desempeñas tu actividad de lunes a viernes, tiene poco sentido que quieras deducir la dieta de un sábado o incluso de un viernes noche.
Pero, si excepcionalmente has tenido que trabajar un sábado, el hecho de tener agendados los compromisos te permitirá justificarlos ante Hacienda.
Finalmente, conviene destacar que las facturas recapitulativas, que incluyen todas las consumiciones hechas en un local en un periodo de tiempo, dificultan considerablemente la justificación de las dietas.