Una herramienta de gestión de proyectos debe ofrecerte una solución global. Por una parte, debe ayudarte a controlar las tareas y el tiempo que inviertes en ellas. Así, te resultará más fácil facturar el proyecto. Por otra parte, ayudará al seguimiento de los plazos o los recursos disponibles para su consecución. Contar con este tipo de ayuda puede marcar la diferencia entre un buen trabajo y uno excelente, pero no basta con conocerlos. También es importante saber cómo elegir la que mejor se ajusta a tus características como autónomo.
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Los mejores software de gestión de proyectos para autónomos
Controlar las horas de trabajo te ayudará a saber cuánto cobrar por tus proyectos, de esta forma optimizas la gestión del tiempo, los recursos y la rentabilidad de cada cliente. Para ello, debes escoger un software de gestión de proyectos con las funcionalidades que necesites.
En realidad, todo depende del perfil de tu negocio y los proyectos que afrontes. También del uso que le vayas a dar al software de gestión de proyectos y las claves para mejorar la gestión de proyectos. Lo que vale para un trabajador por cuenta propia puede que no le valga a otro autónomo y viceversa. A continuación, te presentamos nuestra selección de software para la gestión de proyectos que todo autónomo debería conocer:
- Asana: una de las herramientas de gestión de tareas y proyectos más populares. Tiene versiones gratuita y de pago, y en un mismo espacio podrás aunar correos electrónicos, hojas de cálculo, las tareas o actividades del proyecto, etc. También puedes incluir un timeline, comentarios, fijar las prioridades o activar recordatorios de los plazos de entrega.
- Trello: Podemos organizar el proyecto en tantas columnas como sea necesario. Realmente, es el corcho de oficina de toda la vida al que le añadimos post-its adaptado a los nuevos tiempos. En cada columna agregamos tarjetas, en las que pueden introducirse desde check-list o comentarios a archivos adjuntos.
- Planner: esta aplicación trabaja sobre las diferentes etapas del proyecto, incluidos riesgos, requisitos o pruebas. Incluye un cuadro de mando gráfico, además de herramientas colaborativas con las que podrás compartir documentos, impresiones o calendarios con los trabajadores a tu cargo o con el propio cliente.
- TaskJuggler: este herramienta para la gestión de proyectos de autónomos tiene licencia GPL, y nos permite controlar las tareas, recursos o costes de los diferentes proyectos. Su interfaz es simple e intuitiva, e incluye alarmas de riesgos en tiempo. Si no quieres empezar de la nada, puedes aprovechar las plantillas que incorpora.
- Microsoft Project (MPS): es el software que Microsoft desarrolló allá por 1988 para la gestión de proyectos, que todavía es una referencia a nivel mundial. En su contra juega cierta complejidad si no estamos familiarizados con su manejo, pero permite trabajar desde cualquier lugar, seguir todo el proceso del proyecto o destacar la información crítica. Además, se puede integrar con Office.
Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos siendo autónomo
En primer lugar, deberíamos asegurarnos de que cumple con las funciones básicas que necesitamos. El control del tiempo, el seguimiento del progreso del proyecto, la planificación… Una vez resuelto este importante detalle, nos fijaremos en otra cuestión muy importante: el tipo de licencia. A veces, una gran inversión inicial se puede rentabilizar fácilmente a medio o largo plazo; también puede ser que por un precio módico encuentres una herramienta de gestión de proyectos que cumpla lo que buscas.
Por lo demás, debes comprobar la integración con otras soluciones. Analizar los desarrollos y las conexiones que ofrece nos permite saber si le podremos sacar el máximo partido a esta nueva herramienta. No hace falta decir que si no es compatible con nuestros equipos la descartaremos. Un último consejo para elegir herramienta de gestión de proyectos es consultar con otros autónomos o en Internet las opiniones de los usuarios. Muchas veces la experiencia de alguien que le dará el mismo uso que tú es el mejor aval para saber si merece la pena incorporar la herramienta.