En un hospital son capaces de diferenciar entre una operación urgente y otra que no lo es. Pues bien, tú, como autónomo, también deberías ser capaz de identificar una tarea urgente de aquellas que no lo son. Cuando trabajamos para varios clientes a la vez, todos quieren que demos prioridad a sus encargos y no es extraño que los acompañen de la etiqueta “urgente”. Pero… ¿de verdad corre tanta prisa o es solo una forma de añadirnos presión para que lo tengamos cuanto antes? Esta práctica habitual puede acabar volviéndose en su contra, siendo contraproducente para tus clientes y para ti, conoce algunos ejemplos de trabajos urgentes para autónomos y su solución para priorizar tu día a día.
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Opciones de trabajos urgentes que puedes convertir en ventajas para tu negocio
La clave, lógicamente, está en saber si realmente se trata de un trabajo urgente, simplemente es prioritario o es uno más. Poco a poco, irás conociendo a tus clientes y sabrás de qué pie cojean en este sentido.
Según el sector al que te dediques, los trabajos urgentes tendrán unas características u otras. No podemos generalizar, pero sí que podemos poner 4 ejemplos para afrontar los trabajos urgentes. Nos ayudan a identificar la situación y solventar con éxito cualquier urgencia, sea o no real:
- Suplemento por urgencia: cuando el cliente te ofrece una bonificación por urgencia, realmente es un trabajo urgente y le interesa tenerlo cuanto antes. Si se niega a ofrecerte este bonus, quizá no sea tan urgente. Ten en cuenta que cuando priorizas un encargo que te llega con la etiqueta “Urgente”, estás retrasando el resto de tu carga. Si no te van a compensar por ello, quizá no te interese.
- Priorizar: cuando trabajamos con varios clientes de forma simultánea no es fácil priorizar, debes priorizar en base a tus objetivos profesionales como autónomo primero. Ser capaz de organizarte es fundamental, pero la temida etiqueta de urgente puede echar al traste el trabajo previo. Por eso, debes aprender a distinguir entre urgente e importante -también deberían aprenderlo tus clientes-. Ya sabes que los trabajos de clasifican en urgentes e importantes, urgentes pero no importantes, importantes pero no urgentes y ni urgentes ni importantes. Deben hacerse por este orden y gestionar el tiempo como autónomo es esencial para establecer prioridades.
- Fijar plazos para cada parte del proyecto: otra forma de vitar el problema de la urgencia es trabajar por fases, con diferentes plazos. Por ejemplo, el tiempo que debe pasar entre la entrega del briefing por parte del cliente y la entrega del trabajo. Muchas veces, las herramientas de gestión de proyectos son grandes aliados. Dado que, nuestro encargo solo es una parte del trabajo, y el resto de partes no tienen la misma prioridad o urgencia. Cada fase debe tener su tiempo y eso es algo que ni tú ni tus clientes podéis perder de vista. En este sentido, es fundamental que cualquier encargo tenga una fecha de entrega. No valen fórmulas como “lo antes posible” o “lo quiero para ayer”.
- Confianza en el cliente: finalmente, hay que hablar de la confianza con el cliente. Debe ser mutua. Muchas veces, la etiqueta urgente viene dada para asegurarse de que cumplimos con los plazos establecidos. Si entregamos puntualmente los trabajos que nos encargan, reforzaremos la confianza y abusarán menos de la urgencia en sus encargos. En cambio, cuando los retrasos son constantes es fácil que desconfíen e intenten apretarnos para tenerlo cuanto antes.
Cuando un cliente nos envía continuamente tareas urgentes (o muy urgentes), se convierte en un cliente tóxico. Es prácticamente imposible que todos sus trabajos sean urgentes.
La cosa empeora cuando la información que nos proporcionan es insuficiente o cumplir los plazos es una utopía. En estos casos, haremos un mal trabajo, que probablemente necesite correcciones y dañe nuestra reputación. Perdemos productividad, y este cliente tóxico nos hace aplazar buenos clientes o proyectos, arriesgándonos a perderlos a largo plazo.