La gestión de proyectos incluye la administración, diseño y orientación del esfuerzo en el desarrollo de cualquier proyecto. No importa si es un pequeño proyecto o presenta una gran complejidad, es uno de los mejores aliados de los autónomos. Los objetivos son simples: gestionar su comienzo y evolución, administrar y resolver los problemas que puedan aparecer en su transcurso y facilitar la finalización y aprobación del mismo. Dicho en otras palabras, es el control del proceso que nos hará completar con éxito cualquier proyecto, para ello es importante conocer las claves para la gestión de proyectos como autónomos.
nd3000 || Shutterstock
Qué es una herramienta de gestión de proyectos y qué aporta
Una herramienta de gestión de proyectos es un software que nos permite hacer el seguimiento de todas las tareas, recursos, etc. de uno o más proyectos. Conviene recalcar lo de “uno o más”, pues como autónomo es fácil que gestiones varios proyectos de forma simultánea. Es imprescindible contar con habilidades directivas en caso de dirigir varios proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos pueden estar relacionadas con la planificación de actividades y tareas, gestión del tiempo, gestión de costes, presupuestos y rentabilidad, informes de progreso o con el trabajo colaborativo, si como autónomo tienes trabajadores a tu cargo o desarrollas el proyecto junto a otros profesionales.
Su principal ventaja es el control total sobre el proyecto. Nos permite planificar, organizarnos y llevar a cabo el seguimiento del proyecto desde que comienza hasta su fin. En todo momento se sabe en qué punto está, lo que también permite corregir las desviaciones.
No solo se identifican, sino que también se conocen las causas y se aplican soluciones. Esto incluye desde desviaciones en plazos a presupuestarias, de forma, etc. Por último, conviene destacar que es un elemento clave en la mejora de la comunicación con el cliente o incluso con los trabajadores que puedas tener a tu cargo.
Cómo mejorar la planificación de los proyectos como trabajadores autónomos
Lógicamente, contar con una herramienta de gestión de proyectos es el primer paso hacia el éxito, pero no el único. A continuación te presentamos las cinco claves para mejorar la planificación de un proyecto que cualquier autónomo debería conocer:
- Definición del proyecto: debe ser lo más precisa posible, y nos permite saber en qué consiste el proyecto. “Decorar una tienda de alimentación ecológica” es mucho más preciso que “decorar una tienda”.
- Metas y objetivos: de nuevo la precisión es clave. Saber qué queremos nos permitirá fijar unas metas, saber cómo lo haremos ayuda a establecer los objetivos y hacer un seguimiento de los objetivos a cumplir para alcanzar nuestro destino.
- Equipo de personas: que seas autónomo no significa que debas trabajar solo, puedes delegar. Si tienes algún colaborador, cada uno debe tener su papel y objetivos. Si tienes que trabajar con otros profesionales, será necesario que es coordinéis. Por ejemplo, en una reforma de un baño el fontanero autónomo se tendrá que coordinar con el electricista autónomo o el autónomo que pone los suelos.
- Hoja de ruta: en un documento incluye las tareas, etapas y plazos para conquistar el objetivo. Hay que ser realistas en los plazos para evitar retrasos y una mala experiencia del cliente.
- Feedback: la planificación acaba presentando esa hoja de ruta a los colaboradores o clientes para que den el visto bueno. Entonces es el momento de pasar de la planificación a la acción.
Una buena comunicación con el cliente es imprescindible tanto en la gestión del proyecto en general como en su planificación. Antes de aceptarlo, deberías valorar económicamente el proyecto y la rentabilidad que obtendrás.
No olvides que debes incluir todos los materiales, mano de obra, etc. en la planificación para calcular los gastos. Un último consejo es guiarte por tu experiencia. Saber lo que has tardado en completar proyectos similares o tu capacidad de gestionar varios proyectos a la vez es imprescindible para una buena planificación.