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Las facturas son la base de todo negocio, pues es donde figuran todos los pagos e ingresos que ha tenido la empresa. Además, la realización de facturas es obligatoria por ley, por lo que debemos tener un gran conocimiento acerca de ellas. En caso contrario, nos podemos enfrentar a sanciones de Hacienda.
No obstante, las facturas cuentan con unos elementos comunes principales para realizar correctamente las transacciones y ello facilitará el no caer en estas sanciones. Sin embargo, cabe destacar que existen softwares ERP, de los cuales hablaremos más adelante, que puede facilitar todavía más esta tarea.
Elementos básicos de una factura
Para que una factura sea legal y cuente como válida debe contener los siguientes elementos:
- Datos del autónomo: nombre, apellidos y NIF. En algunas ocasiones, también se puede incluir un número de teléfono o una dirección de correo electrónico.
- Número: debe figurar el número de la factura de acuerdo con su ejercicio fiscal. Este es uno de los datos en lo que más se fija Hacienda.
- Fecha: día en el que se emite la factura. Debe coincidir con el número de la factura.
- Datos del remitente: nombre, apellido y NIF. También se puede añadir un número de teléfono o una dirección de correo electrónico.
- Concepto: descripción de la factura.
- Base imponible: cantidad de la factura, pero sin impuestos (IRPF e IVA).
- Retención IRPF: esta cantidad varía dependiendo de si el autónomo se encuentra en los dos primeros años de su ejercicio o no.
- IVA: la mayoría tendrán aplicado el 21 % de IVA, aunque el producto puede ser reducido, superreducido o exento.
- Importe total: cantidad resultante después de haber aplicado todos los impuestos.
- Método de pago: medio por el que se va a realizar el cobro de la factura.
Tipos de facturas que pueden emitir los autónomos
Los tipos de facturas dependerán del contexto, del importe y del destinatario de esta.
Factura ordinaria
Este modelo es la factura común. En ella, se deja constancia de una venta o la prestación de un servicio, por lo que es una factura más simple.
Factura simplificada
Se trata de una factura ordinaria, pero que tiene todas las características para ser deducible. Estas se pueden expedir cuando la cantidad no supera los 3.000 € con IVA. Este es uno de los modelos más frecuentes junto con la factura ordinaria.
Factura rectificativa
Estas facturas se emiten en el caso de que la factura original no tenga algunos de los requisitos obligatorios. Por tanto, se efectuará una nueva factura indicando los datos que faltaban en la anterior. A su vez, se podrán rectificar varias facturas en un solo documento de rectificación.
Factura proforma
Este modelo es una factura anterior a la ordinaria, aunque no es una factura en sí. Este tipo de facturas no se incluyen en el registro de la empresa. Su uso está mayormente destinado para justificar que ha habido un inicio de actividad comercial.
Factura recapitulativa
Esta factura es aquella que recoge todas las facturas que ha habido a lo largo de un año natural de un mismo destinatario en una sola factura.
Ventajas de contar con un software ERP
Este tipo de software permite automatizar los procesos internos que se llevan a cabo dentro de la empresa. De esta forma, habrá una mayor agilidad y productividad en el proceso de trabajo, pudiendo ahorrar igualmente algo de dinero. A su vez, las distintas bases de datos con las que cuenta la compañía se podrán reunir en un mismo programa. De esta manera, se podrá encontrar con facilidad cualquier dato que se necesite.
Teniendo en cuenta todo esto, ya no habrá problemas a la hora de realizar la facturación de tu empresa.