Enviar una factura con errores, hacerlo a la persona equivocada, tarde y mal… La facturación es algo muy serio en lo que conviene prestar atención.
Aunque a algunos les parezca que exageramos, la facturación es una tarea que conviene cuidar y no infravalorar.
Y es que si se han inventado los programas de facturación online no ha sido únicamente porque había que cubrir un nicho de negocio (que también y eso no tiene nada de malo), sino porque había que cubrir una necesidad: la de ayudar a autónomos y empresarios a llevar su gestión con mayor eficacia y de la manera más sencilla.
Y con mayor eficacia y sencillez no solo quiere decir con mayor rapidez, sino también con mayor acierto: los errores en la facturación son muy frecuentes, por el motivo que sea (todos andamos liados con mil cosas).
Y esto – los errores, no el ir liados – nos resta profesionalidad frente a nuestros clientes y nos puede abocar a la peor de las gestiones, que es aquella presidida por el caos, la desidia y, en último término, la cutrez.
Así que a continuación te presentamos un resumen de los cinco errores más frecuentes que habrías de evitar si esto de llevar un negocio y tener éxito te importa.
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Enviar la factura sin revisarla
Nos solemos escudar en las prisas u otras excusas más o menos convincentes, pero la metedura de pata ya está hecha: a tu cliente le ha llegado una factura con errores tipográficos, te has olvidado de incluir un producto, el CIF o NIF, el precio no era ése y la referencia tampoco… Y olvidaste aplicarle la retención. Un desastre, en resumen.
Todos cometemos errores, sí, pero, ¿qué costaba haberla revisado? Nosotros te diremos lo que te va a costar ahora: vuelta a empezar y a perder más tiempo, pues emitir una factura con errores (del tipo que sea) te obliga a emitir un abono, ya sea en forma de nota de crédito o factura rectificativa. Y luego a crear una nueva factura. ¡Y todo este follón por no revisarla!
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Facturar a última hora…
En esta mala costumbre procrastinadora sólo puede haber un perjudicado: tú. Pues si quieres que te paguen por un servicio prestado o un producto vendido lo más conveniente es enviar la factura lo antes posible y no dejarlo para mañana.
Porque el mensaje interpretado inconscientemente por tu cliente será claro: si este no tiene prisa en enviar la factura, tampoco la tendrá en cobrarla.
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…y enviársela al cliente equivocado
No tiene que ir parejo con el anterior error, pero si encima de dejarlo a última hora, envías la factura al cliente equivocado, quedas realmente mal (por decirlo con suavidad y sin mencionar lugares anatómicos).
Sin duda este error es hijo del primero (¡ay, si la hubieras revisado a tiempo!), pero implica un nivel mayor que lo hace más grave: estás revelando datos confidenciales a terceros y eso no sólo te puede acarrear problemas comerciales con tus clientes, sino también legales.
Y nota para cuando facturéis a una gran empresa: es probable que la persona encargada de gestionar el pago sea diferente a la persona – por lo general un comercial – con la que negociaste la operación. Averigua quién es la primera persona, porque la segunda, aunque sea tu contacto, puede descuidarse.
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Sé claro en los detalles
Es una mala costumbre dar las cosas por sentadas. La persona que recibe tu factura no tiene por qué saber lo que quieres decir con tal o cual cosa si no la aclaras bien. No le presupongas poderes que no tiene. Ni él ni nadie. Por lo que no, no puede leerte la mente.
Así que sé claro y conciso con los detalles de la factura: la descripción del producto o servicio, la referencia, los conceptos, las condiciones de pago, etc. De ese modo él se ahorrará la llamada y ya sabes lo que ocurre frente a la duda: que no te pagan o te la devuelven (luego, no te pagan).
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No llevar un registro ordenado de las facturas
Este es el descuido por antonomasia de una mente desordenada, que no hay que confundir con una mente maravillosa: que los genios sean desordenados no significa que ser desordenado sea indicio de que eres un genio: eres desordenado, y punto.
Pero llevar un registro ordenado no sólo significa tenerlas todas apretujadas en una misma carpeta y ordenadas por fecha de emisión, que está bien, pero no es suficiente.
Significa también llevar un orden según las facturas estén pagadas, impagadas o vencidas. En resumen: que llevar un seguimiento y control del estado de tus facturas, así como poder encontrar la factura que buscas no se convierta en una odisea.
Y la coda final a la peor praxis de todas
A todos nos puede haber pasado como a clientes. Y es la de recibir una factura con cargos que no se habían negociado previamente.
Es un muy mala praxis, común de ciertas compañías (no vamos a nombrarlas) y da una imagen mala, muy mala; pero no al estilo de las comentadas más arriba (falta de profesionalidad, dejadez, descuido), sino de otro peor que roza umbrales muy poco morales.
Y ya que hablamos de moral: ¿Moraleja?Se puede resumir en dos puntos sencillos:
- Presta atención.
- Hazte con un programa de facturación en la nube pensado para autónomos, y te ahorrarás esta clase de errores.
Y, encima, podrás permitirte seguir siendo un poco desordenado, genio.